Od 1 stycznia 2027 czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi za e-fakturę, ma podać w komunikacie przelewu numer KSeF tej faktury albo identyfikator zbiorczy wygenerowany przez system. Dotyczy to również płatności w mechanizmie podzielonej płatności. Potwierdza to informacja Ministerstwa Finansów o numerze KSeF i identyfikatorze zbiorczym.
Brzmi to jak zmiana w bankowości: jedno pole więcej w tytule przelewu. W praktyce zmiana jest po stronie ERP i dotyczy zupełnie innego miejsca, niż większość firm się spodziewa — faktur zakupowych.
Dlaczego to problem po stronie zakupów
Wysyłkę faktur sprzedaży do KSeF firmy zwykle mają już zrobioną, bo to był obowiązek wcześniejszy. Numer KSeF wraca wtedy na własną fakturę i jest zapisany przy dokumencie.
Przelew wychodzący dotyczy jednak faktury cudzej. Żeby wpisać w jego tytule numer KSeF, ten numer musi być zapisany przy fakturze zakupowej w Waszym systemie w momencie generowania paczki przelewów. A tam go zwykle nie ma, bo faktury zakupowe wchodzą do systemu inną drogą:
- z PDF-a przysłanego mailem, przepisanego ręcznie albo odczytanego przez OCR,
- z papieru zarejestrowanego w kancelarii,
- z arkusza z zestawieniem od dostawcy.
Żadna z tych dróg nie przenosi numeru KSeF, bo do niczego dotąd nie był potrzebny. Numer istnieje — tylko w KSeF, a nie u Was.
Co się z tym schodzi w tej samej dacie
| od 1 stycznia 2027 | co to znaczy w praktyce |
|---|---|
| Numer KSeF w tytule przelewu przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT | Faktura zakupowa musi mieć zapisany numer KSeF, zanim powstanie paczka przelewów |
| To samo dotyczy płatności w mechanizmie podzielonej płatności | Komunikat przelewu MPP zawiera między innymi numer KSeF faktury |
| Zamiast okresu można podać identyfikator zbiorczy z KSeF | Płatność za wiele faktur wymaga wcześniejszego wygenerowania identyfikatora |
| Zaczynają obowiązywać sankcje za niedopełnienie obowiązków KSeF | Kończy się okres, w którym błąd nie miał konsekwencji |
| Tokeny KSeF przestają działać, API wymaga certyfikatu | Bez tego nie pobierzecie ani faktury, ani numeru |
Ostatni wiersz jest tu najbardziej podstępny: żeby mieć numer KSeF faktury zakupowej, trzeba pobierać faktury z KSeF, a to wymaga działającego uwierzytelnienia. Jeśli integracja stoi na tokenie, przestanie działać dokładnie wtedy, kiedy numer stanie się potrzebny. Opisuję to w artykule o migracji tokenów KSeF na certyfikaty.
Co trzeba zrobić, w tej kolejności
- Sprawdzić, czy odbieracie faktury zakupowe z KSeF. Obowiązek odbioru przez KSeF obejmuje wszystkich od 1 lutego 2026, ale odbierać można na różne sposoby — także wchodząc na portal ręcznie. Do przelewów potrzebny jest odbiór automatyczny, który zapisuje numer przy dokumencie.
- Zapisywać numer KSeF przy fakturze zakupowej. To zwykle dodatkowe pole i uzupełnienie drogi, którą faktura wchodzi do systemu. Bez tego reszta jest niemożliwa.
- Dopasować faktury z KSeF do dokumentów już w systemie. Tu jest prawdziwa robota: ta sama faktura potrafi wejść dwiema drogami — jako PDF w obiegu i jako dokument z KSeF. Trzeba je połączyć, a nie zaksięgować dwa razy.
- Uzupełnić generowanie paczki przelewów tak, żeby brało numer KSeF z faktury i wstawiało go w komunikacie, także dla płatności w MPP.
- Zablokować przelew bez numeru. Walidacja przed wysyłką do banku jest tańsza niż wyjaśnianie po fakcie. Przelew, którego nie da się prawidłowo opisać, powinien się zatrzymać w Impulsie — tak samo jak dziś zatrzymuje się przy błędnym numerze konta.
Gdzie to zwykle boli najbardziej
Faktury, które nie przeszły przez KSeF. Nie każdy dokument jest e-fakturą i nie każda płatność podlega temu obowiązkowi. System musi więc rozpoznać, kiedy numer jest wymagany, a kiedy nie — inaczej albo zablokuje poprawne przelewy, albo przepuści te niepoprawne.
Płatności zbiorcze. Jeden przelew za dwadzieścia faktur to nie dwadzieścia numerów w tytule, a identyfikator zbiorczy, który trzeba wcześniej wygenerować w KSeF. To osobny mechanizm, nie wariant tego samego.
Podwójne wejście dokumentu. Faktura przysłana mailem i ta pobrana z KSeF to jeden koszt, nie dwa. Firmy, które mają obieg dokumentów z OCR, muszą rozstrzygnąć, która droga jest źródłem prawdy — najlepiej zanim oba strumienie zaczną działać równolegle.
Jak to wygląda na Impulsie
Impuls stoi na otwartej bazie Oracle, więc numer KSeF da się zapisać przy fakturze zakupowej i wykorzystać przy generowaniu paczki przelewów bez ingerencji w rdzeń systemu. Odbiór faktur z KSeF obsługuje konektor, samą paczkę przelewów i walidację przed wysyłką buduję jako modyfikację i automat — tak jak przy automatycznym eksporcie przelewów do banku, gdzie sprawdzanie białej listy działa dokładnie na tej samej zasadzie: błąd wychodzi w Impulsie, a nie po wysłaniu przelewu.
Pytania o numer KSeF w przelewach
Czy to dotyczy wszystkich przelewów?
Nie. Obowiązek dotyczy płatności między czynnymi podatnikami VAT za e-faktury, w tym płatności w mechanizmie podzielonej płatności, od 1 stycznia 2027. Wynagrodzenia, płatności do osób fizycznych i dokumenty spoza KSeF to inna sprawa. Dlatego system musi umieć rozpoznać, kiedy numer jest wymagany — i to jest osobna reguła do zaprojektowania.
Numer KSeF zastępuje numer faktury od dostawcy?
Nie. Oba numery funkcjonują równolegle: numer nadany przez wystawcę i numer identyfikujący fakturę w KSeF. W tytule przelewu kluczowy staje się ten drugi, ale to nie znaczy, że pierwszy przestaje być potrzebny w Waszej dokumentacji.
A jeśli płacimy jednym przelewem za kilka faktur?
Wtedy zamiast pojedynczego numeru podaje się identyfikator zbiorczy generowany przez KSeF. To osobny mechanizm, który trzeba obsłużyć w systemie — nie da się go zastąpić wpisaniem kilku numerów obok siebie.
Mamy faktury zakupowe wprowadzane z PDF-a. To wystarczy?
Do dziś wystarczało, od 2027 nie. Z PDF-a nie odczytacie numeru KSeF w sposób, na którym da się oprzeć płatność. Potrzebny jest automatyczny odbiór faktur z KSeF, który zapisuje numer przy dokumencie — a przy okazji rozwiązuje problem faktur wchodzących dwiema drogami.
Od czego zacząć, jeśli mamy na to pół roku?
Od sprawdzenia dwóch rzeczy: czy odbiór faktur z KSeF działa automatycznie i czym uwierzytelnia się integracja. Dokładnie to zakres audytu integracji KSeF. Jeśli odbioru nie ma albo stoi na tokenie, to jest cały projekt, nie poprawka. Jeśli działa i stoi na certyfikacie, zostaje zapisanie numeru przy fakturze i uzupełnienie paczki przelewów — to kwestia tygodni, nie miesięcy.
Sprawdzę, czy Wasze przelewy będą miały czym się opisać
Napisz, jak faktury zakupowe wchodzą dziś do Impulsa i jak generujecie paczki przelewów. Sprawdzę, czy numer KSeF ma skąd się wziąć, czy odbiór z KSeF działa automatycznie i co trzeba dołożyć, żeby styczeń 2027 nie zatrzymał płatności. Zakres, czas i koszt podaję, zanim cokolwiek ruszy.