W wielu firmach wygląda to tak: księgowość przygotowuje przelewy w Impulsie, a potem ręcznie przeklepuje je do bankowości albo eksportuje plik, który i tak trzeba poprawić. Przy kilkudziesięciu płatnościach dziennie to godziny pracy w tygodniu i realne ryzyko literówki w numerze konta czy kwocie.

To da się załatwić raz. Wymianę między systemem Impuls ERP (Impuls EVO / BPSC ERP) a bankiem można zautomatyzować w obie strony, tak żeby dane krążyły same, a człowiek tylko zatwierdzał.

Jak to zwykle wygląda dziś

Najczęściej spotykam trzy warianty, wszystkie kosztowne:

  • Ręcznie. Przepisywanie każdego przelewu do panelu banku. Najwolniejsze i najbardziej podatne na błędy.
  • Półautomatycznie. Eksport pliku z systemu, ale w formacie, którego bank nie przyjmuje, więc trzeba go poprawiać albo rozbijać na części.
  • Bez sprzężenia zwrotnego. Przelewy jakoś wychodzą, ale wyciągi i rozliczenie wpłat robi się osobno, ręcznie parując je z fakturami.

Każdy z tych wariantów da się zastąpić jednym spójnym procesem.

Jak można to zautomatyzować

Eksport przelewów w formacie banku. Impuls generuje paczkę przelewów od razu w formacie, który Twój bank przyjmuje bez poprawek: krajowe, zagraniczne, z obsługą mechanizmu podzielonej płatności tam, gdzie jest wymagany. W zależności od banku może to być gotowy plik do wczytania albo połączenie bezpośrednie.

Import wyciągów i automatyczne parowanie. Wyciągi bankowe, na przykład w formacie MT940 lub nowszym CAMT, wracają do Impulsa i są automatycznie dopasowywane do rozrachunków. System sam rozpoznaje, która wpłata rozlicza którą fakturę, a księgowość zajmuje się tylko przypadkami niejednoznacznymi.

Walidacja przed wysyłką. Numery kont można sprawdzać względem wykazu podatników VAT, czyli białej listy, a dane przelewu kontrolować regułami, zanim paczka w ogóle trafi do banku. Błędne dane wychodzą na jaw jeszcze w Impulsie, a nie po wysłaniu przelewu.

Co z tego masz

  • Czas. Zamiast godzin przepisywania, kilka minut na zatwierdzenie paczki.
  • Mniej błędów. Konta i kwoty nie są przeklepywane ręcznie, a walidacja działa przed wysyłką.
  • Porządek w rozrachunkach. Wpłaty rozliczają się same, salda kontrahentów są aktualne na bieżąco.
  • Zgodność. Split payment i biała lista obsłużone w procesie, nie po fakcie.

Zbudowane w Twoim Impulsie, na Oracle i .NET

Cały mechanizm powstaje na tych samych technologiach, na których działa system: logika po stronie bazy Oracle w PL/SQL, integracja i obsługa formatów bankowych w .NET. Dzięki temu działa wewnątrz Impulsa, a nie jako osobne narzędzie do ręcznego karmienia danymi. O tym, jak buduję takie zmiany, żeby przechodziły przez kolejne aktualizacje Impuls EVO / BPSC ERP, piszę w artykule o modyfikacjach i aktualizacjach.

Pytania o wymianę z bankiem

Z jakimi bankami to działa?

Z każdym, który udostępnia format pliku przelewów albo połączenie bezpośrednie — a robią to wszystkie banki obsługujące firmy. Różnica jest w nakładzie pracy: gotowy format pliku to kwestia dni, połączenie bezpośrednie wymaga uzgodnień po stronie banku i trwa dłużej. Wystarczy nazwa banku, resztę sprawdzam na etapie analizy.

Czy przelewy będą wychodzić bez akceptacji człowieka?

Nie, i nie taki jest cel. Automat przygotowuje paczkę i sprawdza dane, a zatwierdzenie zostaje po stronie osoby, która za to odpowiada. Zmienia się to, że zatwierdza gotową, sprawdzoną paczkę zamiast przepisywać każdą pozycję.

Co z wpłatami, których nie da się jednoznacznie dopasować?

Trafiają do osobnej listy do ręcznego rozliczenia. Automatyczne parowanie ma zdjąć z księgowości przypadki oczywiste, a nie zgadywać przy niejednoznacznych — źle sparowana wpłata jest trudniejsza do znalezienia niż niesparowana.

Czy to przetrwa aktualizację Impulsa?

Tak. Logika trafia do własnych obiektów w bazie i do osobnej warstwy w .NET, obok standardu systemu, nie w jego środku. Szerzej opisuję to w artykule o modyfikacjach i aktualizacjach Impuls EVO.

Ile to trwa?

Sam eksport przelewów w formacie pliku to zwykle kilka dni pracy. Import wyciągów z parowaniem rozrachunków to kolejne kilka do kilkunastu dni, bo tam wychodzą reguły dopasowania specyficzne dla firmy. Konkretny termin podaję po sprawdzeniu, z jakim bankiem i jakimi formatami pracujecie.

Napisz, sprawdzę Twój przypadek

Powiedz, z jakim bankiem pracujesz i jak dziś wygląda obsługa przelewów i wyciągów. Ocenię, co da się zautomatyzować i w jakim zakresie, oraz podam czas i koszt, zanim zaczniemy.