Magazyn kończy pakowanie i zaczyna się druga praca: przepisanie danych zamówienia do panelu kuriera, wygenerowanie etykiety, wydruk, a na koniec przeklejenie numeru listu przewozowego z powrotem do systemu. Przy kilkudziesięciu paczkach dziennie to sam w sobie etat i miejsce, w którym łatwo o pomyłkę w adresie albo zgubiony numer przesyłki.

Ten krok da się usunąć w całości. List przewozowy i etykietę można generować bezpośrednio z systemu Impuls ERP (Impuls EVO / BPSC ERP), jednym działaniem, bez otwierania panelu przewoźnika.

Jak to zwykle wygląda dziś

Dane wysyłkowe są już w Impulsie: w zamówieniu, dokumencie WZ czy fakturze. Mimo to trafiają do kuriera ręcznie. Ktoś loguje się do panelu, przepisuje adres, wagę i zawartość, drukuje etykietę, a numer listu wpisuje z powrotem do systemu albo nie wpisuje go wcale. Każda paczka to kilka przełączeń między oknami i kilka okazji do błędu.

Ile naprawdę kosztuje ręczna wysyłka

Czas pakowaczki to najbardziej widoczny koszt, ale rzadko największy. Rachunek robią rzeczy, które wychodzą później:

  • Dopłaty za wagę i gabaryt. Waga wpisana z pamięci albo zaokrąglona w górę wraca na fakturze od przewoźnika jako korekta. Przy setkach paczek miesięcznie to pozycja, której nikt nie pilnuje.
  • Przesyłki wracające z powodu adresu. Literówka w numerze domu albo brak kodu pocztowego oznacza pełny koszt transportu w obie strony i klienta, który czeka tydzień dłużej.
  • Numery, których nie ma w systemie. Obsługa klienta szuka przesyłki po nazwisku w panelach kilku przewoźników. Jedno takie zapytanie to kilka minut, a takich zapytań jest dziennie kilkanaście.
  • Podwójne etykiety. Paczka nadana dwa razy, bo pierwsza etykieta się nie wydrukowała, a nikt tego nie odnotował.
  • Brak śladu, kto nadał. Przy sporze z przewoźnikiem nie ma jak odtworzyć, co dokładnie zostało zgłoszone i o której.

Żadna z tych rzeczy nie jest dramatem osobno. Razem ustawiają koszt wysyłki wyżej niż stawka wynegocjowana w umowie.

Jak można to zautomatyzować

Generowanie listu z poziomu Impulsa. Z zamówienia lub dokumentu magazynowego jednym kliknięciem wywołujesz API przewoźnika: DPD, InPost, DHL, GLS, UPS, Poczta Polska czy broker agregujący kilku kurierów. Powstaje list przewozowy i etykieta gotowa do wydruku.

Numer śledzenia zapisany przy dokumencie. Numer przesyłki wraca do Impulsa i zostaje przy zamówieniu. Masz go w systemie, a nie na luźnej kartce czy w panelu kuriera.

Etykiety i protokoły odbioru. Etykiety drukują się seryjnie dla całej partii wysyłek, a protokół odbioru dla kuriera generuje się automatycznie na koniec dnia.

Status przesyłki w systemie. Aktualny status, od nadania po doręczenie, można pobierać z powrotem i pokazywać przy zamówieniu. Obsługa klienta widzi, gdzie jest paczka, bez zaglądania na strony przewoźników.

Reguły wyboru przewoźnika

Najwięcej daje moment, w którym system sam podpowiada przewoźnika, zamiast zostawiać wybór osobie pakującej. Reguły ustawia się raz i są zwykle proste:

  • paczki do punktu odbioru i paczkomatu jednym przewoźnikiem, pod adres domowy innym
  • przesyłki powyżej ustalonej wagi albo gabarytu do przewoźnika paletowego
  • wysyłki zagraniczne według kierunku
  • klient z zapisanym w kartotece własnym przewoźnikiem zawsze po jego stawce
  • przesyłki z pobraniem tylko do przewoźników, którzy je u Was obsługują

Reguła musi mieć furtkę: osoba pakująca powinna móc zmienić przewoźnika ręcznie, gdy widzi coś, czego reguła nie wie. Bez tej furtki ludzie zaczynają obchodzić system i wracamy do panelu przewoźnika.

Miejsca, w których takie integracje sprawiają kłopot

To rzeczy, o które warto zapytać przed startem, bo decydują o czasie pracy bardziej niż sama liczba przewoźników:

  • Punkty odbioru i paczkomaty. Wybór punktu wymaga aktualnej listy lokalizacji i sensownego sposobu wskazania go w Impulsie. Lista zmienia się stale, więc trzeba ją odświeżać, a nie wpisywać raz na sztywno.
  • Pobranie. Kwota na liście przewozowym musi zgadzać się z dokumentem sprzedaży co do groszy. Rozjazd nie zatrzymuje wysyłki, ale wraca po tygodniach jako problem z rozliczeniem wpłat.
  • Paczki wielopaczkowe. Jedno zamówienie i pięć kartonów to pięć etykiet powiązanych z jednym listem. Jeśli integracja tego nie obsługuje, magazyn i tak idzie do panelu.
  • Zwroty. Etykieta zwrotna dla klienta i przyjęcie zwrotu na magazyn to osobny proces, często pomijany na etapie analizy i dorabiany później drożej.
  • Dane osobowe w adresie. Numer telefonu i adres e-mail odbiorcy jadą do przewoźnika, więc warto wiedzieć, które pola wysyłamy i z których kartotek pochodzą.
  • Zmiany po stronie przewoźnika. API i tokeny dostępowe się zmieniają. Integracja musi to znieść bez przepisywania całości, a ktoś musi zauważyć, że przestała działać, zanim zauważy to klient.

Co z tego masz

  • Szybsza wysyłka. Jedno działanie zamiast przełączania się między systemami.
  • Mniej pomyłek. Adres i dane pobierane z zamówienia, bez przepisywania.
  • Numery pod ręką. Każdy list powiązany z dokumentem w Impulsie.
  • Wybór kuriera. Jeden proces obsługuje wielu przewoźników, dobieranych według reguł, na przykład wagi, kierunku czy kosztu.
  • Ślad operacji. Wiadomo, kto i kiedy nadał przesyłkę oraz co dokładnie zostało zgłoszone przewoźnikowi.

Zbudowane w Twoim Impulsie, na Oracle i .NET

Integracja działa na tych samych technologiach co system: logika w bazie Oracle i PL/SQL, połączenia z API przewoźników w .NET. Wszystko odbywa się wewnątrz Impuls EVO / BPSC ERP, więc magazyn nie musi opuszczać systemu, w którym i tak pracuje. O tym, jak buduję takie zmiany, żeby przechodziły przez kolejne aktualizacje, piszę w artykule o modyfikacjach i aktualizacjach.

Wysyłka rzadko jest jedynym miejscem, w którym dane wychodzą z Impulsa na zewnątrz. Jeśli myślisz też o stanach magazynowych i skanerach, opisałem to w artykule o integracji magazynu z Impulsem, a o przyjmowaniu zamówień z internetu w tekście o integracji ze sklepem. Techniczną warstwę takich połączeń stawiam na REST API do Impulsa.

Ile to trwa

Pierwszy przewoźnik to najwięcej pracy, bo razem z nim powstaje cała obsługa: wywołanie z formatki, zapis numeru, wydruk etykiety, obsługa błędów. Zwykle mieści się to w kilku dniach roboczych. Każdy kolejny przewoźnik jest tańszy, bo dochodzi tylko warstwa jego API. Punkty odbioru, pobrania i zwroty liczę osobno, bo to one rozstrzygają, czy magazyn naprawdę przestanie otwierać panel.

Konkretną kwotę podaję po sprawdzeniu, jak wyglądają Wasze dokumenty i którymi przewoźnikami wysyłacie. Warunki znasz przed decyzją, nie po.

Pytania o integrację z kurierami

Z jakimi przewoźnikami da się to zrobić?

Z każdym, który udostępnia API do zamawiania przesyłek — a robią to wszyscy liczący się przewoźnicy. Różnica jest w zakresie: część udostępnia komplet, od nadania przez etykietę do statusów śledzenia, część tylko nadanie. Wystarczy lista przewoźników, z których korzystacie; resztę sprawdzam na etapie analizy.

Co się stanie, gdy API przewoźnika nie odpowie?

Zamówienie przesyłki nie może zniknąć w takiej sytuacji. Integracja zapisuje próbę i ponawia ją, a magazyn widzi, że dana paczka nie ma jeszcze numeru — zamiast dowiedzieć się o tym od klienta trzy dni później.

Czy magazyn będzie musiał pracować inaczej?

Nie. Zmienia się to, że po zakończeniu pakowania nie otwiera się panelu przewoźnika. Etykieta wychodzi z tego samego ekranu, na którym pakowanie się kończy, a numer listu wraca na dokument sam.

Czy dołożenie kolejnego przewoźnika wymaga przerabiania całości?

Nie, jeśli integracja od początku była zbudowana na wspólnej warstwie z regułami wyboru przewoźnika. Wtedy nowy przewoźnik to podłączenie jego API i dopisanie reguły, a nie druga integracja obok pierwszej.

Ile to trwa?

Pierwszy przewoźnik to zwykle od kilku do kilkunastu dni pracy, każdy następny mniej. Najwięcej czasu zabiera nie API, a uzgodnienie reguł: kto ma jechać jakim kurierem, co z pobraniami i co z przesyłkami niestandardowymi.

Napisz, z jakich kurierów korzystasz

Powiedz, którymi przewoźnikami wysyłasz i jak dziś wygląda proces w magazynie. Przydadzą się trzy rzeczy: lista przewoźników, informacja czy macie własne umowy albo konto u brokera, i z jakiego dokumentu w Impulsie startuje wysyłka. Na tej podstawie sprawdzę, co da się połączyć i w jakim zakresie, oraz podam czas i koszt, zanim ruszymy.